查 档 须 知

一、查档时间

 每周星期一至星期五（双休日及法定节假日除外）

上午8:00-11:30，下午 2:30-5:30（冬）  3:00-6:00(夏)

寒暑假查档工作安排另行通知。

二、查档地点及联系方式

南阳市雪枫西路1106号南阳医学高等专科学校仲景西区2号办公楼1楼107。

联系电话：0377-63526607

 三、查档流程及要求

1.查档人出示有效身份证件并表明查档的目的和内容；

2.根据所查阅档案的保密性和重要性完善相关查阅审批手续；

3.档案工作人员到检索室查阅检索工具，然后到库房提取档案；

4.查档人在查阅室阅档（查阅时不得擅自拆卷，严禁在卷上涂改、勾画、眉批、增删、抽页、剪裁、污损）。如需复印档案，由档案工作人员现场进行复印，并加盖档案材料证明专用章。

5.查档人填写南阳医专查阅档案登记表，然后领取档案复印件；

6.本校档案原则上不外借，确因工作需要必须外借时，须经分管校领导和档案部门负责人同意，并办理外借手续。借出期限一般不得超过一周时间。

四、查档规则

1.查阅录取新生名册、成绩单。本人前来办理，须携带毕业证和身份证原件；代办人前来办理，须出示委托人亲笔签名的授权委托书、委托人毕业证和身份证扫描件及代办人身份证原件。查档人须准确提供入学时间、毕业时间、系（院）、专业、学制、生源地等基本信息。

2.查阅文书档案。本校教职工查阅一般档案须经本部门（单位）负责人批准；查阅重要档案（比如党委、行政会议记录、重要合同协议书等）须填写《南阳医专重要档案查阅审批单》（可在档案中心网页“常用下载”栏下载），经本部门（单位）负责人、分管校领导和档案部门负责人签批后，方可办理。

3.基本建设类档案。基本建设类档案原则上仅对本校基建部门人员提供查阅，其他部门（单位）查阅时须经基建部门负责人签字同意，方可办理。

4.财会类档案。本校教职工查阅、复制财会类档案须经计财部门负责人签字同意，方可办理。

5.外单位因公查档。查档人须出示单位介绍信及个人有效身份证件原件，经分管校领导同意，方可办理。

五、异地查档案

查档人可将查档的目的、内容及相关证明等材料通过电子邮箱发送至danganzhongxin6323@126.com，由档案中心工作人员通过线上办理。提交具体材料内容如下：

1.查档目的（用途）；

2.查档内容（档案名称）；

3.查档人的身份证正、反面扫描件及毕业证书扫描件；

4.邮寄地址、邮编、收件人姓名、电话。