校属各部门（单位）：

为做好2021年度（及之前）全校文件材料归档工作，确保各类文件材料准确、系统、齐全、完整归档，根据国家《档案法》、教育部《高等学校档案管理办法》和我校《文件材料归档范围和档案保管期限规定》，学校档案中心将于10月底前对全校各部门（单位）2021年度（及之前）形成的文件材料进行收集归档。具体工作安排如下：

一、归档范围及内容

   各部门（单位）按照《南阳医专文件材料归档范围和档案保管期限规定》（宛医专校〔2022〕100号）要求进行收集整理（参见学校官网档案中心网页“业务指导-归档范围”），并填写《归档文件材料移交清单》（移交清单模板从学校官网档案中心网页“常用下载”处下载）。

二、移交时间

10月15日前，各部门（单位）先将《归档文件材料移交清单》电子版和本部门工作职责、年度工作计划、工作总结等主要文件材料的电子版发送至档案中心邮箱（danganzhongxin6323@126.com），通过档案中心比对预审归档文件材料形式上的完整性后，再预约具体移交时间，届时，请各部门（单位）指定专人携带整理好的归档文件材料和两份经过部门负责人签字并加盖公章的《归档文件材料移交清单》到档案中心（2号办公楼一楼东）进行核对交接。

三、有关要求

1.各部门（单位）应结合学校及本部门年度工作计划、工作总结，认真收集整理本部门（单位）以学校或本部门名义起草印发的文件材料，确保重点内容、主要文件、特色材料齐全完整归档移交。

2.归档文件材料必须为原件，重要文件材料（如招生录取名册、毕业生花名册等）除提供原件外，还须提供一套复印件。

3.归档的照片、影片、录音、录相、光盘等声像资料须辅以文字说明（即标明事由、时间、地点、人物等要素）。

4.校内发文须附文件正本、底稿、发文签、附件。请示类文件如已答复，须提供相关批复材料。

5.凡不按规定时间和要求进行归档移交的部门（单位），年终考核时学校将按照行政共同责任目标第4项第2条考核标准予以扣分。

档案中心

2022年9月2日