校属各部门（单位）：

为扎实做好2025年度文件材料归档工作，确保各类文件材料及时、齐全、完整归档，现将有关事宜通知如下：

一、归档范围和内容

（一）2025年度上级机关下达的与本校有直接关系的通知、通报、决定，本校呈报上级机关的报告、请示及收到的批复。上级机关在对本校调查或检查工作过程中形成的重要文件材料等。

（二）2025年度同级或非隶属机关与本校往来的函、复函、通知、批复等文件；同级或非隶属机关发布的需本校执行的办法、规定等文件。

（三）2025年度本校工作要点、报告、总结；发展规划、计划；党委会、校长办公会、专题办公会等会议的议题、议程、纪要、记录等；以本校名义发布的决定、办法、通知等；本校组织机构设置、调整、撤销文件；校领导重要讲话、视察调研相关材料；大事记、历史沿革、校史材料；印章启用与销毁文件及印模；综合统计报表等。

（四）2025年度校属各部门（单位）工作计划、总结、报告、请示及批复；重要会议记录、纪要；重要来往公函；主办或承办重要活动的相关资料等。

（五）2025年度上级领导或知名人士来校视察、访问的讲话、报告及影像资料；重要群众来信来访处理材料（含领导批示与处理结果）。

（六）各系（院）2025届毕业生合照（含电子版）。纸质照片尺寸建议统一为：长≤25cm、宽≤15cm，不封塑。

具体归档范围和内容请参照《南阳医学高等专科学校文件材料归档范围和档案保管期限表》（附件1）执行。

二、移交时间和地点

截止时间：2026年4月30日前

移交地点：2号办公室1楼东档案收集整理室（108室）

党政、教辅部门材料审核接收：马老师（63526607）

各系（部、院）材料审核接收：刘老师（63526605）

三、移交程序

（一）填写移交清单，提交进行预审。各部门（单位）档案员认真对照《归档范围》，结合本部门（单位）工作职责和2025年度工作总结的特色亮点，对本部门（单位）2025年度工作中形成的各类文件材料进行全面收集和整理，并详细填写移交清单（见附件2），经核对无误后通过钉钉发送档案中心进行预审。档案中心审核后，及时反馈审核意见并约定具体移交时间。

（二）移交文件材料，完善交接手续。各部门（单位）档案员按照约定时间，携带2份经本部门（单位）负责人签字并盖章的《归档文件材料移交清单》和相对应的文件材料实体，到档案中心进行移交。移交时，交接双方须当面清点查验，查验无误后，档案中心在《归档文件材料移交清单》上签字盖章，交接双方各留1份备查。如果出现报送的文件材料实体与提交的《归档文件材料移交清单》不符，或部门（单位）负责人未签字盖章等情况，将予以退回，并限期进行完善后再移交。

四、相关要求

（一）归档文件材料须为原件，且字迹清晰、签字盖章完整，无涂改、破损。因故无原件的，可将具有凭证作用的复印件归档（复印件加盖公章并注明原件保存地点）。

（二）归档文件材料必须齐全、完整。学校印发的红头文件发文签须与正本（正文+附件）一并归档，且正本一式两份。上级机关或对口业务部门印发的与我校有直接关系的来文来函，除移交原件外，还需移交阅文签。通过教育系统、党委机关、政府机关等办公应用平台接收的与我校有直接关系的文件材料，除移交打印件、阅文签外，还需同步移交电子文件。

（三）照片、视频等非纸质材料应附有详细的文字说明（题名、时间、地点、人物、背景、拍摄者等）。

（四）文件材料涉及多个部门（单位）的，由主办部门（单位）负责归档，相关部门（单位）协助提供材料。

（五）归档文件材料常规一式一份。重要的、利用频繁的材料（如招生录取审批表、教育事业统计年报等）提交2份。

附件：1.南阳医学高等专科学校文件材料归档范围和档案保管期限表

                     2.归档文件材料移交清单（模板）

                                                         南阳医专党政办公室

                                                                                                  2026年4月3日