一、凡查阅档案者，应如实填写《档案查阅利用登记表》。

二、本校教职工查阅本部门形成和移交的档案，可直接到档案中心进行登记查阅；查阅非本部门的档案，需经档案形成部门同意，档案管理部门负责人批准后，方可登记查阅；查阅学校党委会议记录、校长办公会议记录，重要的财会档案、基建档案等需填写《档案查阅申请单》，经本部门（单位）负责人、档案产生部门负责人、档案管理部门负责人和档案工作分管领导签批后，方可办理。

三、校外单位人员因公查档，查档人需提供单位介绍信及个人有效身份证件，经档案中心主任同意后，方可登记查阅。

四、学生查阅学生类档案（招生录取名册、毕业成绩单、学籍表）应按照以下流程进行：

1.学生本人来校办理。须提供毕业证和身份证原件，填写《学生档案查阅申请表》；

2.代替他人来校办理。须提供委托人亲笔签名的委托书，委托人毕业证、身份证复印件，以及受托人身份证原件，填写《学生档案查阅申请表》。

3.申请线上办理。须填写《学生档案查阅申请表》（登录南阳医学高等专科学校官网-管理机构-档案中心网页“下载专区”栏下载），并与相关证明材料（学生本人身份证正、反面扫描件和毕业证扫描件）一并发送电子邮件至DAG6607@163.com，档案工作人员于5个工作日内回复并办理。

五、查阅档案一般于工作时间内在阅览室进行。遇特殊情况需借出时，须经本校主要领导签字同意。档案借阅时间不得超过5天，确需继续利用的，应当重新办理借阅手续。

六、查阅档案人员不得擅自摘抄、复印、照相、翻拍档案或借给他人；不得擅自公布档案内容；不得在档案上圈点、勾划、作记号，不得撕毁档案；不得有其他有可能造成档案损毁的行为，违者将依法追究责任。

七、档案工作人员要热情提供档案利用服务，对归还档案进行卷数、页数等安全检查，发现问题，及时汇报解决。同时，如实填写《档案利用效果登记表》。