为加强和规范归档工作，确保归档文件材料真实、完整、可用、安全，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《电子档案管理办法》等相关规定，结合本校实际，制定本制度。

一、基本原则

（一）文件材料立卷归档由文件材料形成部门（单位）、课题组负责。

（二）归档文件材料整理要遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（三）电子文件（包括元数据）要与纸质文件一并归档，且二者整理协调统一。

二、归档范围

（一）文书档案

1.上级机关文件。上级机关召开的专指学校工作的会议文件，针对本校的通知、通报、决定、指示，本校递交上级机关的报告、请示及收到的批复，上级机关对本校调查或检查工作形成的重要文件等。

2.同级及非隶属机关文件。同级或非隶属机关与本校的函、复函、通知、批复等往来文件；同级或非隶属机关颁发的需本校执行的办法、规定等文件。

3.学校层面文件。本校年度/学期工作要点、报告、总结；发展规划、计划；校党委会、校长办公会、专题办公会等重要会议的议题、议程、纪要、记录等；以本校名义发布的决定、办法、通知等；本校组织机构设置、调整、撤销文件；校领导重要讲话、视察调研相关材料；学校大事记、历史沿革、校史材料；印章启用与销毁文件及印模；综合统计报表等。

4.校属部门（单位）层面文件。本校各部门（单位）年度工作计划、总结；请示、报告及批复；重要会议记录、纪要；主办或承办会议的相关资料；重要来往公函；招投标项目文件等。

5.其他有保存价值的文件。上级领导或知名人士来校视察、检查、参观、访问的题词、讲话材料；重要群众来信来访处理材料（含领导批示与处理结果）。

（二）科技档案

1.科研档案：本校科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的具有保存价值的文件材料。

2.基建档案：本校在基本建设管理和项目建设中形成的具有保存价值的文件材料。内容包括：可行性研究文件材料、任务书；项目设计基础文件材料；项目设计文件材料；工程管理文件材料；项目施工文件材料；项目竣工验收文件材料；项目财务器材管理文件材料。

3.仪器设备档案：本校重要仪器设备在购置、验收、使用、维护、报废等全过程中形成的具有保存价值的文件材料。

（三）会计档案

本校在会计核算过程中形成的具有保存价值的文件材料。内容包括会计凭证、会计账簿、财务报告、银行对账单以及其他有保存价值的文件材料。

（四）学籍档案

本校培养的学历教育学生的学籍表（入学登记表）、成绩单、毕业生登记表等。

（五）出版物档案

本校编辑出版合同、协议书、刊物年审材料、刊物正本、刊物清样等。

（六）声像档案（照片、录音、录像）

本校在教学、科研、管理等活动中形成的辅有文字说明的照片、录音带、录像带。

（七）实物档案（印章、题词、奖品、赠品）

本校曾经使用过的印章；名人到校的题词、字画；获得上级各类奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗；获得的各类赠品、纪念品等。

（八）电子档案

本校在教学、科研、管理等活动中形成的具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件，以及数字化档案。

各部门（单位）各类档案材料具体归档范围见本校《文件材料归档范围和档案保管期限表》

三、责任部门

学校各部门（单位）主要负责人为文件材料归档第一责任人，对本部门（单位）文件材料归档工作负总责。各部门（单位）设专（兼）职档案员1名，具体负责本部门（单位）文件材料的日常收集、初步整理、预立卷及移交工作。学校档案管理部门负责统筹全校归档工作，提供业务指导、检查验收与档案接收管理。具体责任划分如下：

（一）文书档案：由文件材料形成部门(单位)负责收集整理，其中，以校党委、行政和党政办名义制发的红头文件、非红头文件，以及上级机关和对口业务部门通过办公应用平台发送的与本校有直接关系的电子公文由党政办负责收集整理。

（二）科技档案（科研、基建、设备）：分别由科研处、基建处、教学设备管理中心、科研实验中心负责整理立卷。

（三）会计档案：由计财处负责整理立卷；

（四）学籍档案：由学生处负责整理立卷。

（五）声像档案（照片、录音、录相）：由宣传部负责整理立卷。

（六）实物档案（印章、题词、奖品、赠品）：由各相关部门（单位）负责整理立卷。

（七）电子档案：由电子文件形成或办理部门负责整理，并确保与其对应的纸质档案或其他载体档案一致。

四、整理标准

（一）文书档案：依据《归档文件整理规则》，按照年度、机构（问题）、保管期限等分类项进行分类整理归档。

（二）科技档案(科研、基建、设备)： 依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》《科学技术研究档案管理规定》《基本建设项目档案资料管理规定》，按照项目、保管期限等分类项进行分类整理立卷。

（三）会计档案：依据《会计档案管理办法》整理立卷。

（四）学籍档案：按照年度、机构（问题）、保管期限等分类项进行分类整理立卷。

（五）声像档案(照片、录音、录像)： 依据《数码照片归档与管理规范》(DA/T 50-2014)、《录音录像档案管理规范》（DA/T 78-2019），按照年度、机构（问题）、保管期限等分类项进行分类整理归档。

（六）实物档案：按照年度、机构（问题）、保管期限等分类项进行分类整理归档。

（七）电子档案：依据《电子文件归档与管理规范》《电子档案管理办法》等有关规定整理归档，并与对应的实体档案保持一致。

五、归档时间

（一）文书档案类文件材料：于次年3月底前完成归档。

（二）科技档案(科研、基建、设备) 类文件材料：于项目竣工验收或项目鉴定验收后2-3个月内完成归档。

（三）会计档案类文件材料：于会计年度终了后，在财会部门存放2年后移交学校档案管理部门，集中管理。

（四）学籍档案类文件材料：于学生毕业次年3月底前完成归档。

（五）出版物、声像、实物等档案：可结合本部门实际情况确定归档时间。

（六）电子文件（包含元数据）：与纸质文件同步归档。

六、归档质量

（一）归档文件材料须为原件，且字迹清晰、签字盖章完整，无涂改、破损。因故无原件的可将具有凭证作用的复印件归档。

（二）归档文件材料必须齐全、完整、准确。

（三）非纸质文件材料应与相应的文字说明一并归档。

（四）电子文件与其元数据一并归档，文件格式符合电子文件归档和电子档案管理有关要求。

（五）凡产生的文件材料涉及多个部门(单位)的，由主办部门(单位)负责归档，相关部门(单位)协助提供材料。

（六）归档文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

七、归档程序

（一）收集与整理

各部门（单位）专兼职档案员对照归档范围收集并整理文件材料，形成预归档清单，经部门分管领导检查审定。

（二）编制清单与预审

各部门（单位）专兼职档案员编制归档文件目录移交清单，提交预审；经档案管理部门确认合格后，打印移交清单。

（三）验收与移交

档案管理部门对档案材料现场验收，交接双方核对无误后，由移交部门负责人、专（兼）职档案员与档案管理部门接收人员在移交目录上签字并加盖部门公章，双方各留存一份移交目录备查。