为加强和规范档案移交工作，确保档案完整、准确、安全、有序地交接和管理，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《电子档案管理办法》等相关规定，结合本校实际，制定本制度。

一、移交范围

（一）文书档案

本校党群、行政、教辅、后勤部门及各教学单位在职能活动中形成的具有保存价值的文件材料 (包括文字、图表等)。

（二）科技档案

1.科研档案：本校科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的具有保存价值的文件材料。

2.基建档案：本校在基本建设管理和项目建设中形成的具有保存价值的文件材料。内容包括：可行性研究、任务书；设计基础材料；设计文件；工程管理文件；施工材料；竣工文件等。

3.设备档案：本校重要仪器设备在购置、验收、使用、维护、报废等全过程中形成的具有保存价值的文件材料。

（三）会计档案

本校在会计核算过程中形成的具有保存价值的文件材料。内容包括会计凭证、会计账簿、财务报告、银行对账单以及其他有保存价值的文件材料。

（四）学籍档案

本校培养的学历教育学生的学籍表（入学登记表）、成绩单、毕业生登记表等。

（五）出版物档案

本校编辑出版合同、协议书、刊物年审材料、刊物正本、刊物清样等。

（六）声像档案（照片、录音、录像）

本校在教学、科研、管理等活动中形成的辅有文字说明的照片、录音带、录像带。

（七）实物档案（印章、题词、奖品、赠品）

本校曾经使用过的印章；名人到校的题词、字画；获得上级各类奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗；获得的各类赠品、纪念品等。

（八）电子档案

本校在教学、科研、管理等活动中形成的具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件，以及数字化档案。

三、移交时间

文书档案：由学校档案管理部门依据《归档文件整理规则》进行系统整理后，按照国家有关规定向本市档案馆移交。

科技档案（科研、基建、设备）：分别由科研处、基建处、教学设备管理中心、科研实验中心等部门依据相关档案法规和行业标准立卷整理，编制页号或件号，制作卷内目录，经本部门负责人审核签字后，定期移交学校档案管理部门，集中管理。

会计档案：由计财处依据《会计档案管理办法》整理立卷。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，在计财处存放2年后移交学校档案管理部门，集中管理。

学籍档案：由学生处依据有关规定整理立卷，于学生毕业次年3月底前移交学校档案管理部门，集中管理。

出版物档案（印章、题词、奖品、赠品）：由编辑部依据有关规定整理立卷，于次年3月底前移交学校档案管理部门，集中管理。

声像档案（照片、录音、录像）：由宣传部依据相关行业标准立卷整理，于次年3月底前移交学校档案管理部门，集中管理。

实物档案：由各相关部门（单位）依据相关行业标准立卷整理，定期移交学校档案管理部门，集中管理。

电子档案：与传统载体档案同步移交。

四、移交要求

（一）坚持集中、统一管理原则，遵循档案形成自然规律, 确保档案真实、完整、可用、安全。

（二）实行档案形成单位、课题组立卷的归档制度。

（三）电子档案与传统载体档案二者对应一致。

五、移交流程

（一）编制移交清单。档案移交部门（单位）填写《档案移交清单》，移交清单内容应包括档案名称、年度、卷数、份数等详细信息，一式两份。

（二）移交档案材料。交接双方根据移交清单，逐一清点核对档案材料，确保档案材料的数量和质量符合要求。移交的档案材料如果不符合要求，档案部门有权要求移交单位重新整理后再行移交。

（三）完善移交手续。核对无误后，交接双方在档案移交清单上签名盖章，分别由移交单位和接收单位保存。